Regulamin świadczenia usług SaaS eMedics

1. §1. Definicje
2. §2. Przedmiot regulaminu
3. §3. Wymagania techniczne
4. §4. Rejestracja i konto Placówki
5. §5. Subskrypcja i płatności
6. §6. Przetwarzanie danych pacjentów (powierzenie, art. 28 RODO)
7. §7. Odpowiedzialność
8. §8. Reklamacje
9. §9. Wypowiedzenie i rozwiązanie umowy
10. §10. Zmiana regulaminu
11. §11. Postanowienia końcowe

§1. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Usługodawca — Maciej Paczesny-Sobierski, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą HouseElectronics.eu Maciej Paczesny-Sobierski z siedzibą przy ul. Azalii 18a, 05-092 Łomianki Dolne, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), NIP 5290005579, REGON 010278207, będący dostawcą Usługi.
2. Usługobiorca (zwany też Placówką) — przedsiębiorca w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego, będący podmiotem leczniczym lub innym podmiotem uprawnionym do prowadzenia działalności w zakresie służby medycyny pracy (ustawa z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy, Dz.U. 2022 poz. 437 z późn. zm.), zawierający z Usługodawcą umowę o świadczenie Usługi.
3. Użytkownik — osoba fizyczna upoważniona przez Usługobiorcę do korzystania z Usługi w jego imieniu (administrator placówki, lekarz medycyny pracy, pielęgniarka, recepcja, konsultant zewnętrzny).
4. Pacjent — osoba fizyczna, której dane osobowe i medyczne przetwarzane są w Usłudze przez Usługobiorcę w związku z badaniami z zakresu medycyny pracy.
5. Dane medyczne — dane osobowe dotyczące zdrowia w rozumieniu art. 4 pkt 15 oraz art. 9 RODO, w tym dane gromadzone w Karcie Badania Profilaktycznego (KBP) i orzeczeniach lekarskich o zdolności do pracy.
6. Usługa — udostępnienie Usługobiorcy aplikacji eMedics w modelu SaaS (Software-as-a-Service), wraz z infrastrukturą serwerową, kopiami zapasowymi i wsparciem technicznym, na zasadach określonych w Regulaminie.
7. Subskrypcja — odpłatne, abonamentowe prawo do korzystania z Usługi w wybranym wariancie cenowym i okresie rozliczeniowym (miesięczny lub roczny).
8. Trial — bezpłatny 30-dniowy okres testowy Usługi, oferowany jednorazowo nowym Usługobiorcom, niewymagający podania danych karty płatniczej.
9. RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (Dz.Urz. UE L 119/1).
10. UDPB — Umowa o powierzeniu przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO), zawierana między Usługobiorcą (Administratorem) a Usługodawcą (Procesorem), stanowiąca załącznik do niniejszego Regulaminu.

§2. Przedmiot regulaminu

1. Regulamin określa zasady świadczenia przez Usługodawcę na rzecz Usługobiorcy Usługi eMedics — systemu informatycznego klasy SaaS przeznaczonego do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej w zakresie medycyny pracy, w szczególności:
   • prowadzenia kart pacjentów (KP) i kart badań profilaktycznych (KBP);
   • generowania orzeczeń lekarskich o zdolności do pracy zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 30 marca 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 607);
   • obsługi terminarza wizyt, kontrahentów (zakładów pracy) i rozliczeń B2B;
   • wystawiania dokumentów PDF zgodnych z obowiązującymi przepisami, z opcjonalnym podpisem elektronicznym PAdES-B-B.
2. Usługa nie zastępuje oceny lekarskiej. Usługodawca nie świadczy usług medycznych — odpowiedzialność za treść orzeczeń, kart KBP i decyzji medycznych ponosi wyłącznie lekarz wykonujący badanie.
3. Usługa świadczona jest wyłącznie na rzecz przedsiębiorców (B2B). Konsumenci w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego nie są adresatami Usługi.

§3. Wymagania techniczne

1. Korzystanie z Usługi wymaga:
   • komputera lub urządzenia mobilnego z dostępem do sieci Internet (rekomendowane łącze min. 5 Mb/s);
   • aktualnej przeglądarki internetowej z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Apple Safari (dwie ostatnie wersje);
   • aktywnego konta poczty elektronicznej Użytkownika.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niedostępność Usługi wynikającą z nieprawidłowej konfiguracji urządzeń lub sieci po stronie Usługobiorcy.
3. Usługa dostępna jest pod adresem domeny wskazanej Usługobiorcy w toku rejestracji.

§4. Rejestracja i konto Placówki

1. Założenie konta wymaga wypełnienia formularza rejestracyjnego dostępnego pod adresem /probuj/ i akceptacji Regulaminu oraz Polityki Prywatności.
2. Usługobiorca podaje: nazwę placówki, NIP, dane kontaktowe administratora (imię, nazwisko, adres e-mail). Usługodawca weryfikuje poprawność NIP (suma kontrolna) oraz unikalność adresu e-mail.
3. Po rejestracji tworzone jest konto Usługobiorcy z aktywnym 30-dniowym Trialem oraz konto Użytkownika z rolą Administrator Klienta. Hasło tymczasowe wysyłane jest na adres e-mail i wymaga zmiany przy pierwszym logowaniu.
4. Usługobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za prawdziwość podanych danych oraz za zachowanie poufności haseł Użytkowników. Usługobiorca jest zobowiązany niezwłocznie zgłaszać Usługodawcy podejrzenie naruszenia bezpieczeństwa konta.
5. Usługobiorca zarządza listą Użytkowników w ramach swojej Placówki — dodaje, usuwa i nadaje role zgodnie z dokumentacją systemu. Usługodawca nie weryfikuje uprawnień poszczególnych Użytkowników do wykonywania zawodu medycznego.

§5. Subskrypcja i płatności

1. Korzystanie z Usługi po upływie Trialu wymaga aktywnej, opłaconej Subskrypcji.
2. Wysokość opłaty abonamentowej wynika z aktualnego cennika opublikowanego pod adresem /cennik/. Cennik może przewidywać warianty miesięczne i roczne, a także rabaty dla rocznego okresu rozliczeniowego.
3. Płatność odbywa się z góry za okres rozliczeniowy. Faktura VAT lub faktura bez VAT (zw. — usługi w zakresie ochrony zdrowia, art. 43 ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT) wystawiana jest w terminie 7 dni od daty płatności i przesyłana w formie elektronicznej na adres e-mail Usługobiorcy.
4. W razie braku terminowej płatności Usługodawca może zawiesić dostęp do Usługi po upływie 14 dni od dnia wymagalności, po uprzednim wezwaniu do zapłaty wysłanym e-mailem.
5. Trial nie wymaga podania danych karty płatniczej i wygasa automatycznie po 30 dniach (z możliwością przekształcenia w płatną Subskrypcję).
6. Cennik może zostać zmieniony — zmiana wchodzi w życie wobec danego Usługobiorcy nie wcześniej niż w kolejnym okresie rozliczeniowym, po powiadomieniu z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.

§6. Przetwarzanie danych pacjentów (powierzenie, art. 28 RODO)

1. W odniesieniu do danych osobowych Pacjentów wprowadzanych do Usługi przez Użytkowników Usługobiorcy, Usługobiorca jest Administratorem, a Usługodawca — Podmiotem Przetwarzającym (Procesorem) w rozumieniu art. 28 RODO.
2. Z chwilą zawarcia umowy o korzystanie z Usługi strony zawierają Umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych (UDPB), stanowiącą integralny załącznik do Regulaminu. UDPB określa w szczególności: zakres i cel przetwarzania, rodzaj danych i kategorie osób, środki techniczne i organizacyjne (art. 32 RODO), zasady podpowierzenia (subprocesory), zasady audytu, zasady zwrotu i usunięcia danych po zakończeniu umowy oraz tryb zgłaszania naruszeń (art. 33 RODO).
3. Usługodawca zapewnia, że osoby przetwarzające dane są zobowiązane do zachowania tajemnicy oraz, w odniesieniu do danych medycznych, są związane tajemnicą zawodową lub umową o równoważnym skutku.
4. Usługodawca nie wykorzystuje danych Pacjentów do celów własnych (np. analitycznych, marketingowych, trenowania modeli) i nie przekazuje ich poza Europejski Obszar Gospodarczy.
5. Lista subprocesorów (m.in. dostawca infrastruktury chmurowej) jest publikowana i aktualizowana w UDPB. Usługobiorcy przysługuje prawo zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu wobec dodania nowego subprocesora w terminie 14 dni od powiadomienia.

§7. Odpowiedzialność

1. Usługodawca dokłada należytej staranności w zapewnieniu ciągłości Usługi. Docelowy poziom dostępności (SLA) wynosi 99,5% w skali miesiąca, z wyłączeniem okien serwisowych ogłaszanych z 48-godzinnym wyprzedzeniem.
2. Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Usługi ograniczona jest do wysokości opłat abonamentowych uiszczonych przez Usługobiorcę w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie szkodzące. Wyłączenie nie dotyczy szkody wyrządzonej z winy umyślnej.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
   • treść orzeczeń lekarskich, kart KBP i decyzji medycznych — odpowiada za nie wyłącznie lekarz prowadzący;
   • zgodność procesów Usługobiorcy z przepisami medycyny pracy w zakresie wykraczającym poza poprawne działanie Usługi;
   • utratę danych spowodowaną działaniem Użytkowników Usługobiorcy (np. omyłkowym usunięciem rekordów).
4. Usługodawca tworzy kopie zapasowe danych Usługobiorcy z częstotliwością co najmniej dobową i przechowuje je przez minimum 30 dni.

§8. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Usługi można składać drogą elektroniczną na adres kontakt@emedics.pl.
2. Reklamacja powinna zawierać: nazwę Usługobiorcy, NIP, dane kontaktowe, opis zastrzeżeń oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania i informuje Usługobiorcę o sposobie rozstrzygnięcia drogą elektroniczną.

§9. Wypowiedzenie i rozwiązanie umowy

1. Usługobiorca może w każdej chwili anulować Subskrypcję ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego. Anulowanie nie powoduje zwrotu wniesionych opłat za bieżący okres.
2. Po rozwiązaniu umowy Usługodawca przechowuje dane Usługobiorcy przez okres 90 dni w trybie tylko-do-odczytu, umożliwiając ich pełny eksport (CSV, JSON, PDF). Po upływie 90 dni dane są trwale usuwane wraz ze wszystkimi kopiami zapasowymi w cyklu rotacji backupów (do 30 dni dodatkowo).
3. Usługodawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: rażącego naruszenia Regulaminu przez Usługobiorcę, wykorzystywania Usługi do działań niezgodnych z prawem, zalegania z płatnościami przekraczającego 60 dni (po uprzednim wezwaniu do zapłaty).
4. Postanowienia §6 (UDPB) oraz §11 (jurysdykcja) pozostają w mocy po rozwiązaniu umowy w zakresie niezbędnym do rozliczenia stron i ochrony danych Pacjentów.

§10. Zmiana regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany przepisów prawa, zmiany funkcjonalności Usługi, zmiany cennika podstawowego, wymogów bezpieczeństwa.
2. O zmianie Regulaminu Usługobiorca zostanie powiadomiony e-mailem na adres podany w toku rejestracji oraz komunikatem w Usłudze, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
3. Akceptacja nowej wersji Regulaminu odbywa się przy najbliższym logowaniu administratora Placówki po dacie wejścia w życie zmiany. Brak akceptacji powoduje niemożność dalszego korzystania z Usługi i traktowany jest jak wypowiedzenie umowy przez Usługobiorcę.
4. Każda wersja Regulaminu identyfikowana jest datą publikacji; aktualnie obowiązująca wersja: 2026-05-04.

§11. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2020 poz. 344 z późn. zm.) oraz RODO.
2. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów jest sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
3. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy. Strony zastąpią postanowienie nieważne postanowieniem najbardziej zbliżonym do jego celu gospodarczego.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 2026-05-04 i obowiązuje do czasu opublikowania nowej wersji.